Ten dokument opisuje, jakie dane osobowe zbieramy w sklepie www.eltimex.pl, po co, na jakiej podstawie prawnej, komu je powierzamy i jak długo je trzymamy. Opisuje też prawa, które Ci przysługują, i sposób ich wykonania.
Dokument dotyczy sklepu internetowego. Pliki cookie i pamięć przeglądarki opisujemy osobno, w Polityce cookies.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem danych osobowych jest Hurtownia Osprzętu Elektro-Energetycznego ELTIMEX Spółka jawna Urszula i Grzegorz Jabłońscy z siedzibą w Poraju, ul. Nadrzeczna 1, 42-360 Poraj, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000138182, NIP 5771825913.
Możesz się z nami skontaktować:
- e-mailem: kontakt@eltimex.pl,
- telefonicznie: +48 604 856 094 (od poniedziałku do piątku, 7:30–15:00),
- listownie: ul. Nadrzeczna 1, 42-360 Poraj.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku. W sprawach danych osobowych pisz na adres podany wyżej; odpowiada za nie bezpośrednio administrator.
2. Skąd mamy Twoje dane
Prawie zawsze od Ciebie: z formularza zamówienia, z formularza rejestracji konta, z zapytania ofertowego, z treści wiadomości, którą do nas wysyłasz, oraz z ustawień, które wybierasz w sklepie.
Część danych powstaje sama, gdy korzystasz ze sklepu — adres IP, informacje o przeglądarce, zapisy zdarzeń w naszych systemach. Jeżeli logujesz się przez Google, otrzymujemy od Google Twój adres e-mail, imię i nazwisko oraz zdjęcie profilowe. Od operatora płatności dostajemy informację o wyniku płatności; nie dostajemy i nigdy nie przechowujemy numeru Twojej karty.
3. Po co przetwarzamy dane, na jakiej podstawie i jak długo
Poniższa tabela wymienia wszystkie cele. Skróty: RODO — rozporządzenie 2016/679, PKE — Prawo komunikacji elektronicznej, uopk — ustawa o prawach konsumenta.
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży: przyjęcie zamówienia, płatność, wysyłka, kontakt w sprawie zamówienia | imię, nazwisko, adres dostawy, e-mail, telefon, zawartość i wartość zamówienia, wybrany sposób dostawy i płatności; w zamówieniu na firmę także nazwa i NIP | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy | przez czas realizacji zamówienia, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń (patrz niżej) |
| Prowadzenie konta w sklepie | imię, nazwisko, e-mail, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu, zapisane adresy, historia zamówień, ustawienia konta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do zamknięcia konta przez Ciebie lub przez nas; dane rozliczeniowe i dowodowe zostają dłużej na podstawach opisanych niżej |
| Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej i podatkowej | dane z dokumentu sprzedaży | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Odstąpienia od umowy, reklamacje, zwroty i rozliczenie zwrotu pieniędzy | dane zamówienia, treść zgłoszenia, numer rachunku podany do zwrotu | art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO w związku z uopk | do zakończenia sprawy, a potem do upływu terminów przedawnienia |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane zamówienia, korespondencja, zapisy zdarzeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes | do upływu terminów przedawnienia, co do zasady 6 lat, liczonych do końca roku kalendarzowego |
| Publikacja opinii o produktach i ich moderacja | podpis wybrany przez autora, treść i ocena, informacja o potwierdzeniu zakupu, decyzje moderacyjne | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rzetelność ocen wobec pozostałych klientów) | przez czas publikacji opinii; po żądaniu usunięcia danych opinię anonimizujemy zamiast ją kasować |
| Wysłanie prośby o opinię po zrealizowanym zamówieniu | e-mail, numer zamówienia, kupione produkty | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 PKE — Twoja odrębna zgoda, którą wycofasz jednym kliknięciem w każdej takiej wiadomości | do wycofania zgody |
| Obsługa zapytań ofertowych i korespondencji | imię i nazwisko, e-mail, NIP, treść zapytania, lista produktów | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy zmierza do umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obsługa korespondencji) | do zakończenia sprawy, a potem do upływu terminów przedawnienia |
| Pomiar ruchu, statystyka i marketing z użyciem plików cookie | identyfikatory cookie, zdarzenia w sklepie, a przy zgodzie marketingowej także skrót SHA-256 adresu e-mail i numeru telefonu z zamówienia | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ust. 1 PKE — Twoja zgoda | do wycofania zgody, nie dłużej niż okresy podane w Polityce cookies |
| Pomiar sprzedaży w Google Analytics — informacja o zakupie, zwrocie i anulowaniu wysyłana przez nasz serwer | numer zamówienia, wartość, podatek, koszt dostawy i zamówione produkty; bez zgody na pliki cookie analityczne — bez identyfikatorów Twojego urządzenia, wizyty i konta | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w rzetelnym pomiarze sprzedaży i skuteczności reklam; możesz wnieść sprzeciw (sekcja 8) | kopię wysłanych danych trzymamy u siebie 30 dni; w Google Analytics dane zdarzeń są przechowywane 2 miesiące, a dane powiązane z identyfikatorami — 14 miesięcy |
| Bezpieczeństwo sklepu, wykrywanie i przeciwdziałanie nadużyciom, zapisy techniczne | adres IP, informacje o przeglądarce, zapisy zdarzeń logowania i zamówień | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do 12 miesięcy, a w razie wykrycia nadużycia — do zakończenia sprawy |
| Rejestr zgód i akceptacji dokumentów: dowód, kto, kiedy i na co się zgodził | e-mail lub identyfikator konta, przedmiot zgody, treść i wersja dokumentu, data, skrócony adres IP i zgrubna informacja o przeglądarce | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dowód wykonania obowiązków z uopk) | 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zgoda wygasła lub została wycofana |
| Doręczanie zmian regulaminu i pozostałych dokumentów | e-mail, imię i nazwisko, informacja o doręczeniu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z art. 384 i art. 384(1) Kodeksu cywilnego | przez czas obowiązywania umowy o konto i do upływu terminów przedawnienia |
| Dostęp obsługi do widoku Twojego konta („zobacz jako klient") | dane widoczne na Twoim koncie w chwili wglądu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa zgłoszeń i usuwanie usterek | sam wgląd trwa najwyżej 30 minut; zapis o nim przechowujemy 6 lat od końca roku kalendarzowego |
Skrócony adres IP w rejestrze zgód oznacza, że zapisujemy tylko jego początek (dla adresów IPv4 trzy pierwsze człony), a nie pełny adres — tyle wystarczy jako dowód, a mniej danych to mniejsze ryzyko dla Ciebie.
4. Dostęp obsługi do konta klienta
Nasi pracownicy mogą w uzasadnionych przypadkach otworzyć widok Twojego konta takim, jakim Ty go widzisz. Służy to jednemu: gdy zgłaszasz problem, którego nie da się odtworzyć z opisu, chcemy zobaczyć dokładnie ten sam ekran, zamiast prosić Cię o zrzuty ekranu albo zgadywać. Opisujemy to tutaj, bo uważamy, że masz prawo o tym wiedzieć, nawet jeżeli nigdy Cię to nie dotknie.
Obwarowaliśmy tę funkcję tak, żeby nie dała się użyć do niczego innego:
- Wgląd jest wyłącznie do odczytu. W takiej sesji nie da się złożyć zamówienia, zmienić danych, wystawić opinii ani udzielić lub wycofać zgody w Twoim imieniu. Każda próba zapisu jest odrzucana przez system, a nie tylko zakazana w instrukcji.
- Sesja wygasa po 30 minutach i nie da się jej przedłużyć — trzeba ją otworzyć od nowa.
- Każdy wgląd jest zapisywany: kto go otworzył, kiedy, na jak długo i z jakiego powodu.
- Nie obejmuje haseł ani danych kart płatniczych — tych nie przechowujemy w postaci pozwalającej je odczytać.
- Nie działa na kontach zablokowanych ani na kontach naszych pracowników.
Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): sprawna obsługa zgłoszeń i usuwanie usterek. Uznaliśmy, że nie narusza to nadmiernie Twoich praw, bo wgląd jest ograniczony w czasie, pozbawiony możliwości działania i w całości rejestrowany. Masz prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania — na zasadach z sekcji 8. Możesz też poprosić nas o informację, czy i kiedy taki wgląd miał miejsce na Twoim koncie; odpowiemy podając datę, czas trwania i powód.
Nie ujawniamy przy tym, który z naszych pracowników otworzył wgląd. Podajemy dane operacji, a nie tożsamość zatrudnionych osób — takie jest stanowisko Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie C-579/21 i zasada minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
5. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom. Powierzamy je wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do prowadzenia sklepu:
| Kto | Po co | W jakiej roli |
|---|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) | obsługa płatności online i przeciwdziałanie oszustwom płatniczym | odrębny administrator |
| Przewoźnicy, z których usług korzystamy — obecnie InPost S.A. i DPD Polska sp. z o.o. | doręczenie przesyłki pod wskazany adres albo do punktu odbioru, awizacja, obsługa płatności za pobraniem | odrębny administrator |
| Amazon Web Services EMEA SARL | hosting sklepu i przechowywanie plików | podmiot przetwarzający |
| Dostawca poczty wychodzącej | wysyłka wiadomości e-mail dotyczących zamówień i konta | podmiot przetwarzający |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC — Google Analytics | pomiar sprzedaży (także bez Twojej zgody, ale bez identyfikatorów — sekcja 3) oraz statystyka ruchu z użyciem plików cookie — za Twoją zgodą | podmiot przetwarzający (Warunki przetwarzania danych Google Ads) |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC — Google Ads, Google Tag Manager | pomiar skuteczności reklam, reklamy dopasowane do zainteresowań, zarządzanie znacznikami — wyłącznie za Twoją zgodą marketingową | odrębny administrator |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | wtyczka społecznościowa na podstronie „O nas" — wyłącznie za zgodą marketingową | odrębny administrator |
| Serwis opinii, z którym współpracujemy | zaproszenie do wystawienia opinii o sklepie — wyłącznie za Twoją zgodą na prośbę o opinię | podmiot przetwarzający albo odrębny administrator, zależnie od serwisu |
| Biuro rachunkowe, doradcy prawni, audytorzy | obsługa księgowa i prawna | podmiot przetwarzający albo odrębny administrator |
Dane mogą też trafić do organów publicznych — sądów, prokuratury, organów podatkowych, Prezesa UOKiK, Prezesa UODO — ale tylko wtedy, gdy obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.
Z podmiotami przetwarzającymi mamy zawarte umowy powierzenia wymagane przez art. 28 RODO.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Sami nie przenosimy danych poza EOG. Może do tego dojść u niektórych dostawców wymienionych wyżej, w szczególności u Google i Meta, których spółki matki mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się wtedy na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework albo — gdy odbiorca nie jest uczestnikiem tego programu — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępnimy na Twoje żądanie.
7. Czy musisz podawać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach jest warunkiem zawarcia umowy:
- do złożenia zamówienia potrzebujemy imienia i nazwiska, adresu dostawy, adresu e-mail i numeru telefonu — bez nich nie doręczymy przesyłki ani nie potwierdzimy zamówienia;
- do założenia konta potrzebujemy imienia, nazwiska i adresu e-mail;
- do wystawienia faktury potrzebujemy danych wymaganych przepisami podatkowymi;
- numer telefonu jest wymagany przez przewoźnika do awizacji przesyłki.
Podanie zgody na prośbę o opinię oraz zgód na pliki cookie jest w pełni dobrowolne. Odmowa nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia ani na jego realizację.
8. Twoje prawa
Przysługują Ci:
- prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) — pierwsza kopia jest bezpłatna;
- prawo do sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), gdy nie mamy już podstawy do ich przetwarzania;
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO) — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; dotyczy to także dostępu obsługi do konta opisanego w sekcji 4 i pomiaru sprzedaży w Google Analytics z sekcji 3 — po sprzeciwie przestajemy przekazywać Google informacje o Twoich zamówieniach;
- prawo do wycofania zgody w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO) — wycofanie jest tak samo proste jak udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej.
Jak z nich skorzystać. Najprościej w samym sklepie: dane konta i zapisane adresy zmienisz w zakładce „Mój profil", zgody na pliki cookie — przyciskiem „Ustawienia cookies" w stopce, a zgodę na prośbę o opinię — linkiem w każdej takiej wiadomości. Pozostałe żądania wystarczy opisać w e-mailu na kontakt@eltimex.pl albo w liście. Nie wymagamy żadnego formularza ani wzoru pisma — żądanie w dowolnej formie jest skuteczne. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach szczególnie skomplikowanych możemy ten termin przedłużyć o dwa miesiące, informując Cię o tym i o przyczynie.
Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, elektroniczna skrzynka podawcza dostępna na uodo.gov.pl.
Czego nie usuniemy na żądanie
Nie usuniemy danych, które musimy zachować z mocy prawa albo dla obrony przed roszczeniami: danych z wystawionych faktur przez okres wymagany przepisami podatkowymi oraz danych zamówienia do upływu przedawnienia. W takiej sytuacji ograniczamy przetwarzanie do tych właśnie celów i mówimy Ci wprost, co zostaje i do kiedy. Opinii nie kasujemy, tylko anonimizujemy — podpis zastępujemy słowem „Użytkownik" i odłączamy ją od konta; prawo do usunięcia danych obejmuje dane osobowe, a nie zdanie o produkcie, które przeczytali inni klienci.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
Nie ustalamy cen indywidualnie. Cena produktu nie jest dostosowywana do Ciebie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania Twoich danych — każdy klient widzi tę samą cenę, a rabaty wynikają z ogłoszonych promocji i kuponów.
Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookie marketingowe, Google może wyświetlać Ci reklamy dobrane do Twoich zainteresowań. To profilowanie w celach reklamowych; nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych i możesz je w każdej chwili wyłączyć, wycofując zgodę.
Podpowiedzi produktowe w sekcji „Dla Ciebie" wyliczamy w Twojej przeglądarce, na podstawie ostatnio oglądanych produktów. Te dane nie trafiają na nasze serwery i możesz je wyczyścić przyciskiem obok tej sekcji.
10. Bezpieczeństwo danych
Połączenie ze sklepem jest szyfrowane. Hasła przechowujemy wyłącznie jako nieodwracalne skróty kryptograficzne — nie znamy Twojego hasła i nie umiemy go odczytać. Danych kart płatniczych nie otrzymujemy ani nie przechowujemy; wpisujesz je bezpośrednio u operatora płatności. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby, w zakresie potrzebnym do wykonywania obowiązków, a operacje na kontach klientów są rejestrowane.
11. Dzieci
Sklep nie jest skierowany do dzieci i świadomie nie zbieramy danych osób poniżej 16 roku życia. Zawarcie umowy sprzedaży wymaga zdolności do czynności prawnych. Jeżeli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane dziecka bez podstawy prawnej, usuniemy je.
12. Odesłania do innych stron
W sklepie znajdują się odesłania do stron prowadzonych przez inne podmioty — na przykład do serwisów producentów i mediów społecznościowych. Nie odpowiadamy za ich polityki prywatności. Po przejściu na taką stronę zapoznaj się z jej własnym dokumentem.
13. Zmiany polityki
Tę politykę możemy zmienić, gdy zmienią się przepisy, zakres naszej działalności, używane narzędzia albo gdy trzeba poprawić omyłkę. Każda wersja ma numer i datę wejścia w życie, a poprzednie zostają dostępne w archiwum pod adresem /dokumenty/polityka-prywatnosci/wersje — dzięki temu zawsze da się sprawdzić, co obowiązywało w dniu, w którym składałeś zamówienie.
Polityka prywatności jest informacją, a nie umową: nie prosimy o jej akceptację i nie ma czego wypowiadać. Jeżeli zmiana będzie dotyczyła nowego celu przetwarzania, poinformujemy o niej posiadaczy kont wiadomością e-mail, zanim zacznie obowiązywać.